「こんなのあったら出すよ」、ビジネスレター「モデル文書」の作り方

ビジネスレターの壁(結局、出さずじまいの理由)には次のようなものがあるでしょう。

  • 文書に自信がなく、何を書いたらいいかわからない
  • 出すタイミングがわからない
  • 書く時間がない
  • 字がへたなので書きたくない
  • お客様名簿がなく住所がわからない

あなたにとっての「壁」はなんでしょう?

こんにちは。ビジネスレターのSuiunです。

今回は第1の壁、「何を書いたらいいかわからない」を征服してみましょう。

ビジネスレターを続けるためには「時間をかけすぎない・短時間で書ける」ということが必須条件となります。

毎回、「何を書いたらいいか悩む」というのでは始まりません。

そこで、「悩まなくていい」・「誰もが出す気になるように」、モデル文書を作りましょう。

完璧を目指さず、まずは「お礼状のモデル文書」からスタートしてはいかがでしょうか?

あなたのビジネスで「お礼状」を出しやすいタイミングを4~5つほど選んでみてください。

これにあわせてモデル文書を作成しましょう。

そこで、「お礼状のモデル文書」を作成する場合の5つのアドバイスをご紹介いたします。

アドバイス1 書き出しの文書はシンプルに

・「○〇の候 いつも大変お世話になっております。」くらいのシンプルなものがオススメ

・季節感があると、「いつも同じ文書」っていう感じもなくなりますね

アドバイス2 お礼状はタイムリーに出すことを前提に

・「本日はありがとうございました」または「昨日はありがとうございました」がオススメ

・お客様の記憶に残っているうちに届かないと、感謝の気持ちも届きにくいですよね

アドバイス3 感謝の気持ちに加えて、お客様の自慢・関心事項にふれる

・「お客さんの自慢をほめる」・「お客様の関心事項に共感する」内容を付け加える

・このパーツは「そのお客様にあわせたオリジナルの文面」となります

・単なる「ありがとう」だけでは、お客様の記憶に残りません

・事例「社長様の情熱にいつも感動しております」「社長様の博識にいつも驚かされています」「社長様のご経験に学ばせていただいています」

・偉い人ほど「ほめられること」が少なくなりますので、「ほめる」が大切ですね

アドバイス4 売込みはNG

・お礼状の主旨は「ありがとう+ホメル」です

・これにより「信頼関係」を構築することが最優先です

・商品売込みは別のご案内でしましょう

アドバイス5 最後は「ご発展・ご健康・ご多幸を祈念」でしめくくる

・結びの言葉(礼状のしめくくり)もあくまでもお客様が中心

・「社長様のますますのご発展を心より祈念申し上げます」「社長様のご健康を心より祈念申し上げます」

・「今後ともよろしくお願いいたします」「またのご利用お待ちしております」など自分中心の言葉は避けましょう

 

いかがでしょうか?

アドバイス3が少し難易度を上げているかもしれません。

そこで、「お客様の自慢話を傾聴」してください。

お客様の自慢話を聞いて差し上げれば、ネタはすぐに見つかりますよ。

世の中の大半の方が「筆不精」の時代です。

「ライバルに差をつけるならビジネスレターが最高」、是非挑戦してみてください。

最後までお読みいただきありがとうございました。

 

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自己紹介

有川翠雲

「書くは楽し」を皆さまにお伝えするためこんなことをしています。

〇ビジネスレターセミナー講師 

・ビジネスパーソン向け「売れる」ビジネスレターセミナーです

・BtoC企業様で100回以上の開催実績があり、参加者からも大好評をいただいています

・「売上アップ」に向け、一筆箋・ハガキ活用術・ノウハウを提供しています

・サイトはこちら⇒https://suiun1.jp/

〇オンライン書道・ペン字教室講師

・ZOOMを使った、オンラインでのプライベートレッスンです

・オンライン環境があれば、世界のどこでもレッスンできます

 (ニューヨーク在住の日本人の方がレッスンを受けていらっしゃいます)

・サイトはこちら⇒https://suiun-net.com/

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